Ein Management-Konzept, um Geschäftsabläufe im Unternehmen zielorientiert zu gestalten, auszuführen, zu steuern und zu optimieren
Definition
Der englische Begriff Business Process Management (BPM) umfasst das Management-Konzept, um Geschäftsabläufe (sog. Prozesse) im Unternehmen zielorientiert zu gestalten, auszuführen, zu steuern und zu optimieren. Im Idealfall umfasst dies alle beschriebenen Prozesse im Unternehmen. Darunter fallen auch die Festlegung von Verantwortlichkeiten der entsprechenden Prozesse und die langfristige (strategische) und kurzfristige (operative) Steuerung. Im Deutschen wird die Methode als Geschäftsprozessmanagement oder Prozessmanagement bezeichnet.
Der Prozess – was ist das?
Zuerst müssen wichtige Begriffe geklärt werden, damit jeder weiß, wovon im Prozessmanagement die Rede ist bzw. damit alle Beteiligten von derselben Sache reden und nicht aneinander vorbei. Als allererstes haben wir hier den Prozess, den wir managen wollen. Hierbei handelt es sich um eine wiederkehrende Abfolge von verbundenen Aktivitäten, also Arbeitsschritte, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt werden. Dabei ist es wichtig, dass es einen definierten Input und einen definierten Output (siehe „Ende-zu-Ende“ Prozess) gibt.
Die Rollen im Prozessmanagement
Da ein erfolgreiches Prozessmanagement nicht von allein funktioniert, benötigen wir Personen, die sich dafür verantwortlich fühlen. An diesem Punkt kommen die Verantwortlichkeiten und Rollen ins Spiel. Die Rollen müssen klar verteilt und zugeordnet werden. Dadurch wird auch das Prozessmanagement als Methode im Unternehmen verankert und Prozesse können effektiv ausgeführt werden. Jeder Rolle ist einer ganz klaren Rollenbeschreibung mit Punkten zuzuordnen und organisatorisch verbindlich festzuhalten. Hierbei sollte man das AKV-Prinzip anwenden. A für Aufgaben, also welche Aufgaben übernimmt diese Rolle? K für Kompetenzen, also welche Fähigkeiten sollte der:die Inhaber:in dieser Rolle aufweisen oder vielleicht noch vermittelt bekommen? Abschließend V für Verantwortlichkeiten, das bedeutet, dass auch die Rechte, Befugnisse und Pflichten der Rolle festzulegen sind.
Die Rollen im Prozessmanagement verfolgen zwei Ziele. Zum einen sollen durch sie die Führung von Prozessen sichergestellt werden und zum anderen ermöglichen sie das Ausführen von Prozessen.
Dabei sind drei Arten von Prozessrollen zu unterscheiden:
- Ausführende Prozessrollen
- Führende Prozessrollen
- Beratende Prozessrollen
Abbildung von Prozessen
Die Grundlage des Konzepts bildet die vollständige Einbeziehung aller im Unternehmen befindlichen Geschäftsprozesse. Die ganzheitliche Abbildung der Prozesse erfolgt in der Regel grafisch in einer Prozesslandkarte. Dabei werden die Prozesse in drei Kategorien eingeordnet: Leistungs-, Support- und Managementprozesse. Die Leistungs- oder Kernprozesse sind die Prozesse, die aus einem Input eine an den Kundenanforderungen ausgerichtete Leistung (Output) erstellen. Die Supportprozesse (auch Unterstützungsprozesse genannt) schaffen die erforderlichen Rahmenbedingungen für die Leistungserbringung. Dies könnten zum Beispiel IT- oder HR-Prozesse sein. Denn ohne entsprechendes Personal kann keine Wertschöpfung erfolgen. Die Koordination, Steuerung und Überwachung der Prozesse erfolgt in den Managementprozessen. Hier werden die generellen unternehmensweiten Richtlinien (sog. BPM Governance) festgelegt.
Die zwei Kreisläufe des Prozessmanagements
Damit eine Steuerung der Prozesse funktioniert, bedarf es zweier Kreisläufe – den kurzfristigen Kreislauf des operativen Prozessmanagements und den langfristigen Kreislauf des strategischen Prozessmanagements. Kurzfristige Prozesse umfassen einen Zeitraum von bis zu einem Jahr und langfristige mit einem bis maximal 10 bis 20 Jahren. Die beiden Teilbereiche stellen durchgängige Kreisläufe dar, die ständig zusammenspielen. Dies wird anhand der von BPM&O entwickelten Prozessmanagement-Brille deutlich:
1. Operatives Prozessmanagement (OPM)
Das OPM beinhaltet alle Aufgaben eines Steuerungskreislaufs für Prozesse mit kurzfristigem Zeithorizont – in der Regel ein Geschäftsjahr. Dieser Kreislauf umfasst neben der Prozessplanung (Zielvorgaben und verabschiedete Prozessbudgets), der Prozessausführung, dem Prozess-Monitoring, der Prozessanalyse auch die Prozessverbesserung. Alle dafür notwendigen organisatorischen Instrumente sind entsprechend einzurichten (z.B. Planungsprozess, Prozesskostenrechnung oder IT-Anwendungen und Reportingsystem).
2. Strategisches Prozessmanagement (SPM)
Das SPM umfasst diejenigen Aspekte, die eine strategische Bedeutung für das Unternehmen haben, wie die Definition von Kernprozessen oder die Entwicklung von strategischen Prozesszielen. Mit Hilfe des strategischen Prozessmanagements soll sichergestellt werden, dass das Prozessmanagement auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist sowie im Umkehrschluss die Machbarkeit von Unternehmenszielen überprüft wurde (Gegenstromverfahren). Durch die strategische Prozesskontrolle wird möglicher strategischer Anpassungsbedarf kontinuierlich sichergestellt.
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