Erkennen von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen
Definition und Bedeutung der Prozessanalyse
Die Prozessanalyse ist ein zentraler Bestandteil des operativen Prozessmanagements und dient dazu, Schwachstellen, Verbesserungsmöglichkeiten sowie Ursachen für Leistungsabweichungen zwischen IST- und SOLL-Zuständen in Geschäftsprozessen zu identifizieren. Durch das kontinuierliche Monitoring und die Analyse der Prozessleistung können Unternehmen ihre Abläufe systematisch verbessern.
Funktionsweise der Prozessanalyse
Die Prozessanalyse beginnt mit der Definition klarer Prozessziele, basierend darauf werden die Leistungsfähigkeit und die Effizienz der Prozesse überwacht. Durch standardisierte Analysemethoden und definierte Vorgehensweisen lassen sich systematisch Abweichungen und deren Ursachen feststellen. Die gewonnenen Messinformationen bilden die Grundlage für die Bewertung der erkannten Verbesserungspotenziale und die Entscheidung über deren Implementierung.
Erkennung von Prozessproblemen: Der Eisberg-Effekt
Viele Prozessprobleme sind nicht sofort sichtbar. Ähnlich einem Eisberg sind die meisten Schwachstellen unter der Oberfläche verborgen:
- Sichtbare Probleme umfassen Gewährleistungsansprüche, Kulanzfälle, Nacharbeiten, Prüfungen und Ausschuss.
- Verborgene Probleme, die oft übersehen werden, beinhalten nachträgliche technische Änderungen, lange Durchlaufzeiten, ineffizienten Einsatz von Kapital, Umsatzverluste, verspätete Lieferungen, ungeeignete Materialbestellungen und Imageverluste.
Ziele der Prozessanalyse
Die Prozessanalyse zielt darauf ab, bestehende Probleme zu erkennen und gezielt Verbesserungsmöglichkeiten zu entwickeln. Dies umfasst das Aufdecken von Diskrepanzen in Zeit, Wert, Qualität und Menge der Prozesse und das Erreichen von Zielen in Bezug auf Effizienz, Effektivität, Stabilität und Compliance.
Vorgehensweise in der Prozessanalyse
- Aufnahme des Analysebedarfs: Erfassung von Ideen und Vorgaben durch Führungskräfte und Prozessbeteiligte.
- Prüfung des Analysebedarfs: Feststellung von konkretem Verbesserungsbedarf.
- Prüfung der Verbesserungsideen: Beurteilung der Zweckmäßigkeit von Verbesserungsvorschlägen.
- Auftragsklärung zur Analyse: Definition von Zielen, Methoden und Vorgehensweisen.
- Identifikation relevanter Prozesse: Zuordnung von Prozessen im Prozessmodell.
- Ursachenanalyse: Untersuchung der Gründe für Verbesserungsbedarf.
- Bewertung von Nutzen und Aufwand: Abschätzung des erforderlichen und vorhandenen Nutzens und Aufwands.
Methoden der Prozessanalyse
Verschiedene Standardmethoden werden empfohlen, darunter:
- Abweichungsanalyse: Identifikation von Zielabweichungen und Verbesserungsmaßnahmen.
- Informationsflussanalyse: Bewertung von Informationsbrüchen und Automatisierungspotenzialen.
- Mengenanalyse: Untersuchung der Prozessbelastung und -frequenz.
- Muda Methode (Verschwendungsanalyse): Identifikation von Verschwendungen im Prozess.
- Ursache-Wirkung-Diagramm (Ishikawa/Fischgräten): Qualitative Ermittlung möglicher Ursachen für Probleme.
- Zeitanalyse: Analyse der Zeiten zwischen und für Aufgaben zur Reduzierung der Durchlaufzeiten.
Durch die Prozessanalyse können Unternehmen ihre operativen Abläufe signifikant verbessern und dabei Kosten senken sowie die Effizienz und Kundennähe steigern.
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