Um einen Prozess ausführen und managen zu können, muss der Prozess klar und verständlich identifiziert und beschrieben werden. Wo fängt ein Prozess an und wo hört er auf? Was bezweckt dieser Prozess? Welche Bestandteile gehören dazu? Antworten darauf gibt die Prozessbeschreibung. Werden bestimmte Beschreibungssysteme verwendet, spricht man auch von Prozessmodellierung.
Für die Prozessbeschreibung ist es hilfreich, diese anhand eines Prozesssteckbriefs zu dokumentieren.
Dadurch sind alle wichtigen Informationen über den Prozess erkennbar:
- Um welchen Prozess handelt es sich?
- Wer ist der verantwortliche Process Owner?
- Wozu benötigen wir diesen Prozess? Was gibt den Rahmen vor (Prozesszweck)?
- Was soll der Prozess erzeugen (Output)? Und für wen?
- Wo fängt der Prozess an, wo hört er auf (Prozessgrenzen)?
- Wie sieht die eigentliche Leistungserbringung aus (Prozessschritte)?
- Woher erhalten wir den benötigten Input?
- Welche Ressourcen (z.B. Informationen, Material) werden benötigt?
