Prozesse modellieren und dokumentieren mit BPMN
Um Prozesse zu modellieren und zu dokumentieren, wird eine grafische Notation wie die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) oder Business Process Model and Notation (BPMN) verwendet.
Geschichte
Die ersten grafischen Notationen entstanden bereits 1921. Im Laufe der Jahre tauchten diverse Flowcharts und Diagramme zur Abbildung von Prozessen auf. In 2002 veröffentlichte IBM schließlich das Konzept BPMN. Ziel war es, die verschiedenen Darstellungsformen zu vereinheitlichen. Heutzutage findet die Weiterentwicklung BPMN 2.0 Verwendung. Sie ist seit Dezember 2013 auch ISO Standard (ISO/IEC 19510:2013).
BPMN 2.0
Die Business Process Model and Notation umfasst über 150 verschiedene Symbole. Diese Symbole gehören jeweils verschiedenen Kategorien an und es gibt somit viele Möglichkeiten einen Prozess darzustellen. Daher ist es essenziell, bei der Verwendung von BPMN unternehmensweite Standards für die Modellierung von Prozessen anhand sogenannter Modellierungskonventionen festzulegen. Hierdurch wird die Anzahl der Symbole eingegrenzt. Außerdem gibt es Regeln in BPMN, welche verschiedene Varianten der Handhabung erlauben. Interne Modellierungskonventionen beschränken sich dabei auf einen Standard. So wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter die Prozessdarstellungen lesen und verstehen kann.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Symbole vor. Laden Sie sich auch das Übersichtsposter von SAP® Signavio® kostenlos runter.
Wichtige Symbole
Es gibt vier übergeordnete Kategorien für alle grafischen BPMN-Symbole:
- Flow Objects (Flussobjekte) sind die elementaren Bausteine von BPMN.
- Connecting Objects (Verbindungselemente) dienen der Verbindung aller Elemente.
- Artefacts (Artefakte) werden benutzt, um die Übersicht oder das Verständnis eines Prozesses zu fördern, ändern aber nichts am Ablauf oder der Funktion des Prozesses.
- Swimlanes bzw. Pools stellen verschiedene Prozessbeteiligte dar.
Flow Objects
Aktivitäten
Task: Die häufigste aller Aktivitäten ist der Task. Er beschreibt die verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Prozesses und wird mit sogenannten Sequenzflüssen zu einer Kette verbunden.
Subprozess: Ein Subprozess (Teilprozess) kann benutzt werden, um innerhalb eines Prozesses einen Abschnitt oder Teilprozess zusammenzufassen. Das hilft, die Übersicht zu bewahren. So können verschiedene Detaillevel erreicht werden, falls sehr große und komplexe Prozess dargestellt werden müssen.
Aufrufaktivität: Eine Aufrufaktivität (Call Activity) funktioniert ähnlich wie ein Subprozess und ist optisch ein Task mit breiterer Umrandung. Der Unterschied zu einem Subprozess ist, dass der Prozess nicht direkt lokal definiert ist, sondern durch einen Link aufgerufen wird. Das bedeutet, man kann einen Subprozess, der in vielen Prozessen benötigt wird, extern definieren und verlinken. Anschließend kann der Subprozess beliebig geändert werden, ohne in einen der anderen Prozesse einzugreifen.
Gateaways
XOR: Das XOR-Gateway (exklusives Oder) Gateway kann wie eine „Entweder-oder-Entscheidung“ angesehen werden. Von allen ausgehenden Sequenzflüssen wird genau einer gewählt.
OR: Das OR (inklusives oder) Gateway wählt mindestens einen ausgehenden Sequenzfluss, kann aber auch mehrere wählen, je nach Situation.
AND: Bei dem AND (und) Gateway werden alle möglichen ausgehenden Sequenzflüsse gleichzeitig ausgeführt.
Eventbasiert: Das Event-basierte Gateway hat verschiedenen Ausgänge und jeder dieser Ausgänge ist an ein Event gekoppelt wie z.B. „10 Minuten vergangen“ oder „E-Mail erhalten“. Das Event, das als erstes eintritt, wird ausgewählt und der Prozess läuft dann über diesen Sequenzfluss weiter.
Komplex bedingt: An den Ausgängen eines komplexen Gateways können beliebige Entscheidungen schriftlich definiert werden. Es wird verwendet, wenn die Entscheidung nicht durch ein einfaches Gateway dargestellt werden kann, weil die Fortsetzung des Prozesses mehreren Bedingungen unterliegt.
Events
Startevent: Das Startevent definiert den Anfang des Prozesses und muss daher mindestens einmal in jedem Prozess vorkommen. Es wird durch einen einfachen Kreis dargestellt. Das Startevent kann durch verschiedene Umstände ausgelöst werden. Beispielsweise durch den Eingang einer Nachricht.
Zwischenevent: Ein Zwischenevent ist mitten im Prozess und kann bestimmte Reaktionen auslösen. Es wird mit einer doppelten Randlinie dargestellt und kann viele verschiedene Funktionen erfüllen. Beispielsweise kann es durch einen einfachen Timer bestimmte Tasks auslösen oder einen Fehler abfangen.
2. Connecting Objects
Sequenzfluss: Der Sequenzfluss markiert innerhalb des Prozesses die Reihenfolge und Verbindungen zwischen den Flow Objects.
Nachrichtenfluss: Der Nachrichtenfluss verbindet ebenfalls verschiedene Flow Objects oder Swimlanes (Kategorie 4) miteinander und zeigt damit die Kommunikation zwischen den verschiedenen Prozessteilnehmenden an.
Assoziation: Die Assoziation verbindet Artefakte mit den Flussobjekten und zeigt damit das Verhältnis der verschiedenen Elemente an. Die Assoziation kann gerichtet oder ungerichtet sein.
3. Artefacts
Kommentar: Ein Kommentar kann an fast alle Elemente geknüpft werden und kann zusätzlich Informationen oder wichtige Hinweise speichern. Außerdem kann damit der Prozess so kommentiert werden, dass er in Zukunft oder für Außenstehende nicht missverständlich ist.
Gruppe: Eine Gruppe kann optisch einen Teil des Prozesses zusammenfassen und erlaubt dadurch eine Unterteilung mit Beschriftung. Die Gruppe sollte nicht mit einem Teilprozess verwechselt werden. Dieser sieht ähnlich aus, hat aber eine durchgezogene Linie und nicht nur optische Funktion.
Datenobjekt: Das Datenobjekt kann mithilfe der Assoziation (Connecting Object) mit verschiedenen Flow Objects verbunden werden, um einen Datenfluss darzustellen bzw. Dokumente zuzuordnen. Es ist auch sinnvoll, den Status des Dokumentes bei jedem Schritt hinzuzufügen, um Übersicht und Klarheit zu verschaffen, welche Abhandlung wo stattfindet. Alternativ kann auch das Nachrichtensymbol für Nachrichten verwendet werden.
Datenspeicher: Der Datenspeicher dient als Darstellung für eine Datenbank oder ähnliches. Er wird ebenfalls mit einer Assoziation verbunden und gibt beispielsweise an, ob ein Flow Object auf eine Datenbank zugreift.
4. Swimlanes
Pool: Um verschiedene Prozessteilnehmende zu modellieren, werden sogenannte Pools verwendet. Typischerweise sind Prozessteilnehmende Organisationen oder Kund:innen. Wichtig ist, dass die verschiedenen Pools keinen großen Einfluss aufeinander haben, aber alle am selben Prozess teilhaben. Jeder Pool gehört dabei eindeutig zu einem Prozessteilnehmenden. Zwischen den Pools wird der Nachrichtenfluss (Kategorie 2) verwendet, um Kommunikation darzustellen. Da die Teilnehmenden unabhängig voneinander sind und der Teile des Prozesses nicht definierbar sind, kann ein normaler Sequenzfluss nicht verwendet werden. Beispielsweise können bei einer Bestellungsabwicklung mehrere Nachrichten oder Dateien von einem:r Kund:in oder Lieferanten eintreffen, die in unserem Prozess verarbeitet werden. Dadurch können Prozessteilnehmende eingebunden werden, ohne diesen Teil des Prozesses zu kennen.
Swimlanes: Eine Swimlane ist sozusagen eine Bahn im Pool eines Prozessteilnehmers. Die Swimlane unterteilt die Organisation, die als Pool dargestellt ist, in Bahnen für jede Rolle innerhalb der Organisation.
Beispielprozesse:
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