Aufgabe

Der Erfolg von EBV basiert auf der grundlegenden Firmenphilosophie, die auch heute noch gilt: Optimale Prozesse, Flexibilität und Zuverlässigkeit – mit dem Ziel der höchsten Kundenzufriedenheit.

Ausgehend von Erfahrungen aus der letzten Krise und dem folgenden Aufschwung erkannte die EBV die Notwendigkeit, die Steuerbarkeit und Skalierbarkeit der Prozesse im Unternehmen verbessert werden. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sollte eine laufende Optimierung und Anpassung an geänderte Marktgegebenheiten erlauben. Der Automatisierungsgrad sollte erhöht werden, was Transparenz über die zu unterstützenden Prozesse und ein klares Anforderungsmanagement voraussetzt.

Ziele

Um diese Ziele zu erreichen, wurde im Rahmen der AVnet-Initiative Operational Excellence ein umfassendes Prozessmanagement-Projekt aufgesetzt. Im Rahmen dieses Projektes wurden in einer Analyse die Ist-Prozesse aufgenommen und dokumentiert, um Ansatzpunkte für Verbesserungen zu gewinnen.

Dennoch wurde die Gültigkeit der Ergebnisse aus einer im Rahmen des Projektes durchgeführten IST-Analyse aufgrund der herrschenden Heterogenität zwischen einzelnen Bereichen und Niederlassungen in Frage gestellt. Es galt dem Projekt eine neue Richtung und neuen Schwung mittels klarem Zielbild zu verleihen. Mit dieser Aufgabenstellung wandte sich die EBV an die BPM&O.

Die Berater der BPM&O haben unsere Herausforderungen schnell verstanden. Gemeinsam haben wir es geschafft, Prozessmanagement zu etablieren und die Grundlage für Operational Excellence zu legen.
M. Schuster

Lösung

Um neues Momentum für das Projekt zu schaffen, wurde der Fokus des Projektes von der Aufnahme der vorhandenen Prozesse zur Entwicklung einer neuen Soll-Prozesslandschaft verschoben.

Gemeinsam mit Beteiligten aus allen Einheiten und Standorten wurden in einer Folge von mehrtägigen Workshops die zukünftigen Kernprozesse erarbeitet. Damit bestand für alle anschließenden Aktivitäten ein klares Zielbild als Basis zur Ableitung weiterer Schritte, welches von den Beteiligten mitgetragen wurde.

Aus den entwickelten Sollprozessen leitete das Projektteam konkrete Maßnahmen ab, die für die Umsetzung des jeweiligen Soll-prozesses erforderlich waren. So konnte die Organisation eine klare Umsetzungsperspektive gewinnen. Anforderungen an Neueinführung und Weiterentwicklung der benötigten IT-Werkzeuge, an die Rollen und ihre Träger konnten nachvollziehbar abgeleitet werden. Die Maßnahmen wurden zu Projekten gebündelt.

Eine laufend aktualisierte Roadmap schaffte Transparenz über die zeitliche Abfolge.

Auf Basis der BPM&O-Methodik zum operativen Prozessmanagement wurden EBV-spezifische Werkzeuge und Tools für operatives Prozessmanagement entwickelt und geschult. Damit verfügt die EBV nicht nur über die inhaltlichen Soll-Prozesse, sondern auch über das Handwerkszeug, um diese zu steuern. Ergänzt wurde diese Komponenten um Methoden der Organisationsentwicklung und des Change Management.

Hinzu kam die Erarbeitung von Rollen und Gremien für die Installation einer Organisation für Operational Excellence.

Unsere Leistung

Die Unterstützung durch die BPM&O umfasste Leistungen, wie die Entwicklung eines angepassten Projektvorgehens mit dem Kernteam und der Projektleitung sowie Konzeption und Moderation der Workshops zur Sollprozessentwicklung. Es wurden Schulungen zu Methoden des Prozessmanagements und zu den Themen Organisationsentwicklung und Change Management durchgeführt, um so alle Beteiligte auf die gleiche Kenntnisbasis zu bringen. Im nächsten Schritt wurden EBV-spezifische Methoden, Rollen und Gremien für die prozessorientierte Organisation, also Operational Excellence, erarbeitet werden. Dabei wurden die unterschiedlichen Projektbeteiligten von den BPM&O-Beratern gecoacht und während der Umsetzung der verschiedenen Projekte ständig begleitet.

Mit dem Ende des Projektes konnte die Verantwortung für Operational Excellence an eine dauerhafte Organisationseinheit übergeben werden. Verschiedene Umsetzungsprojekte zur Einführung der Soll-Prozesse sind auf den Weg gebracht.