Aufgabe

Zur August Strock KG als ostwestfälischer Süßwarenproduzent gehören bekannte Marken wie Toffifee, merci, Nimm2, Werther’s Original und Knoppers, die täglich von vielen Menschen auf der ganzen Welt gekauft und konsumiert werden.

Die im Unternehmen benötigten Materialien und Dienstleistungen werden vom zen­tral­en Einkauf beschafft. Mit effektiven und effizienten Einkaufsprozessen sollen dabei sowohl die internen und externen Herausforderungen gemeistert, als auch ein Beitrag zum nachhaltig profitablen Wachstum des Familienunternehmens geleistet werden.

Ziele

Dadurch stieß der Stelleninhaber auf die BPM&O-Akademie und belegte dort das Seminar „Operatives Prozessmanagement“.„Wie können unsere Abläufe kontinuierlich verbessert werden, damit reine Ab­wick­lungs­tätigkeiten weniger aufwändig sind und sich unsere Mitarbeiter intensiver mit den sich schnell ändernden, volatilen Beschaffungsmärkten beschäftigen können?“ Diese Frage stellte sich der Einkaufsdirektor und richtete eine Vollzeitstelle „Prozess­manager Einkauf“ ein, bei der zunächst Know-how in Bezug auf Prozessmanagement aufgebaut werden sollte.

Lösung

Gemeinsam mit den Führungskräften wurde der Hauptprozess „Materialien und Dienstleistungen beschaffen“ entwickelt. Auf dieser Basis wurden Aufträge zum Erarbeiten der enthaltenen Prozesse vergeben und diese gemeinsam mit den Prozessbeteiligten in Form von Soll-Prozessworkshops erarbeitet.Im Anschluss an dieses Seminar erwuchs schnell die Erkenntnis, dass alle Verant­wortlichen einbezogen werden sollten. Daher fand im Sommer 2012 ein erstes Training der Abteilungsleiter und weiterer interner Prozessexperten statt. Die ersten Schritte zum Aufbau eines prozessorientierten Einkaufs wurden angelegt und mit Hilfe der über BPM&O erlernten Methoden wurde großes Bewusstsein und Interesse geweckt. Unmittelbare Verbesserungen (Quick-wins) ließen nicht lange auf sich warten.

Die Abteilungsleiter erhielten zusätzlich die neue Rolle „Prozessverantwortlicher“ für jeweils einen der Kernprozesse im Einkauf. Die Führungskräfte und auch die Einkaufsmitarbeiter wurden intensiv zum Thema Prozessmanagement geschult und erhielten in den Prozessworkshops die Möglichkeit, die Einkaufsprozesse mitzu­gestalten.

Die ausführenden Rollen wurden schließlich mit den Aufgaben aus den Prozessen gefüllt und mit den dafür erforderlichen Kompetenzen spezifiziert. Bei der Umsetzung des Rollenkonzeptes in die bestehende Organisation wurden die Führungskräfte durch BPM&O begleitet.

Unsere Leistung

Viele Trainings, Gruppen- und Einzelgespräche mussten zunächst durchgeführt werden, um das Bewusstsein für Prozessmanagement zu schärfen und dessen Nutzen tatsächlich spürbar zu machen. Die bewusste Steuerung über den internen Projektleiter und seine zunehmende Souveränität im Prozessmanagement sind Zeugnis dafür, dass unser Befähigungsansatz funktioniert und die beste Basis liefert, um Prozessmanagement langfristig im Unternehmen zu verankern.„Obwohl es keinen Top-down-Auftrag von der Geschäftsleitung gab, ergriff der Einkaufsdirektor für seinen Verantwortungsbereich die Initiative und setzte am Anfang mit viel „Glaube und Hoffnung“ auf das Prozessmanagement. Dies finde ich insbeson­dere interessant, da er es als Einkäufer umso mehr gewohnt ist, auf betriebswirt­schaft­lichen Nutzen zu achten.

Inzwischen gibt es bereits einen konkreten Auftrag eines Geschäftsführers für eine bereichsübergreifende Arbeitsgruppe zum Thema Prozessmanagement.“ sagt Projekt­leiter Armin Neises von der BPM&O.

August Storck KG

Aufbau Prozessmanagement im Zentralen Einkauf

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