Bei einer Workflow-Instanz handelt es sich um eine von einem Workflow Management-System (WFMS) verwaltete Prozessinstanz, häufig repräsentiert durch eine elektronische Vorgangsmappe. Bei jeder Ausführung eines bestimmten Prozesses durch das WFMS wird – ausgehend von der betreffenden Workflow-Definition – eine neue Workflow-Instanz angelegt, in der die spezifischen Informationen der einzelnen Ausführung gespeichert werden, wie z. B. der aktuelle Bearbeitungsstand und der bisherige Verlauf.