KI-enabled Prozessaufnahme und -optimierung

Das Problem: Prozessaufnahme ist aufwendiger als gedacht

Informationen liegen an verschiedenen Stellen. Beteiligte beschreiben Abläufe unterschiedlich. Vieles bleibt unausgesprochen. Genau dann fehlt die Grundlage, um Schwachstellen sauber zu bewerten und konkrete Verbesserungen abzuleiten.

Typische Situationen sind schnell erkennbar:

• Ein Prozess ist vor allem in den Köpfen der Beteiligten vorhanden.
• Mehrere Bereiche arbeiten unterschiedlich und es fehlt ein gemeinsames Bild.
• Ein Optimierungs- oder Digitalisierungsvorhaben soll starten, aber die Prozessbasis ist noch nicht belastbar genug.

Die KI-unterstützte Prozessaufnahme und -optimierung von BPM&O bringt Struktur in diesen Schritt. Wir verbinden Interviews, methodische Auswertung und KI-Unterstützung in einem klaren Vorgehen. So lassen sich Prozessinformationen schneller aufbereiten und in eine Form überführen, mit der sich weiterarbeiten lässt. Das schafft eine belastbare Grundlage für Optimierung, Digitalisierung und die Entwicklung von Soll-Prozessen.

Warum KI-enabled Prozessaufnahme und -optimierung 

Viele Unternehmen wollen Prozesse überarbeiten, standardisieren oder digitalisieren. Der erste Engpass liegt oft schon in der Aufnahme. Der Aufwand ist hoch. Aussagen aus Fachbereichen müssen zusammengeführt werden. Ergebnisse liegen nicht immer schnell in einer Form vor, die eine fundierte Auswertung erlaubt. 

KI kann diesen Schritt sinnvoll unterstützen. Inhalte aus Gesprächen lassen sich strukturierter aufbereiten. Erste Zusammenhänge werden früher sichtbar. Das erleichtert die Analyse und verbessert die Grundlage für Abstimmung und Weiterentwicklung. Die fachliche Bewertung und Validierung bleibt dabei Aufgabe der Beteiligten und der Beraterinnen und Berater. 

Was Sie mit BPM&O erreichen 

Prozesse schneller aufnehmen 

Wir erfassen Abläufe strukturiert und überführen die Inhalte zügig in eine verwertbare Form. Das reduziert den Aufwand in der Aufbereitung und verkürzt den Weg zur weiteren Bearbeitung. 

Den Ist-Prozess klarer verstehen 

Verteilte Informationen werden gebündelt und in einen nachvollziehbaren Zusammenhang gebracht. So entsteht ein klareres Bild des tatsächlichen Ablaufs. 

Optimierungsansätze früher erkennen 

Schwachstellen, Reibungsverluste und Ansatzpunkte für Verbesserungen werden früh sichtbar. Das erleichtert die Priorisierung der nächsten Schritte. 

Soll-Prozesse fundiert entwickeln 

Die Prozessaufnahme schafft eine belastbare Grundlage für Soll-Prozesse. Gemeinsam mit den Beteiligten entwickeln wir Lösungen, die fachlich tragfähig sind und im Arbeitsalltag funktionieren. 

KI im Prozessmanagement konkret erproben 

Sie erleben an einem konkreten Anwendungsfall, wie KI die Prozessaufnahme und Analyse unterstützen kann. Das schafft Orientierung für weitere Einsatzmöglichkeiten im Prozessmanagement. 

So gehen wir vor 

1. Auftragsklärung und Interview

Zu Beginn klären wir Ziel, Rahmen und Anwendungsbereich. Danach erfassen wir den Prozess strukturiert mit den relevanten Beteiligten. 

2. KI-unterstützte Analyse und Validierung

Die aufgenommenen Inhalte werden mit KI-Unterstützung aufbereitet und analysiert. Unsere Beraterinnen und Berater prüfen, strukturieren und validieren die Ergebnisse fachlich. 

3. Vorbereitung des Soll-Prozessworkshops

Auf Basis der Analyse bereiten wir die Diskussion zu Verbesserungspotenzialen und Zielbild vor. 

4. Soll-Prozessworkshop

Gemeinsam mit den Beteiligten entwickeln wir einen tragfähigen Soll-Prozess und konkretisieren erste Umsetzungsansätze. 

5. Nachbereitung und Ergebnissicherung

Die Ergebnisse werden verständlich dokumentiert und für die weitere Nutzung aufbereitet. 

Was am Ende vorliegt 

Je nach Aufgabenstellung erhalten Sie unter anderem: 

• einen Prozesssteckbrief 

• eine grobe Ablauf-Skizze 

• erste Optimierungsansätze 

• eine Soll-Prozessbeschreibung 

• eine Liste mit Umsetzungsmaßnahmen 

Damit liegt eine Arbeitsgrundlage vor, mit der sich Entscheidungen vorbereiten, Verbesserungen priorisieren und die nächsten Schritte für Optimierung oder Digitalisierung gezielter planen lassen. 

Warum BPM&O 

Eine gute Prozessaufnahme braucht mehr als ein Tool. Sie braucht ein sauberes Vorgehen, fachliche Einordnung und die Einbindung der richtigen Beteiligten. 

BPM&O verbindet KI-Unterstützung mit Erfahrung in Prozessmanagement, Moderation und prozessorientierter Organisationsentwicklung. Wir begleiten den Weg von der strukturierten Erhebung über die fachliche Validierung bis zur Weiterentwicklung des Soll-Prozesses. Genau darin unterscheiden wir uns von rein toolgetriebenen Ansätzen oder einer rein dokumentierenden Prozessaufnahme. 

Seit unserem CPO-Kongress im März 2026 haben wir diesen Ansatz bereits in ersten Kundenprojekten umgesetzt. Die Einsatzfelder reichen von der Raffinerie über die Biotechnologie bis zur Dienstleistung. Das zeigt, dass sich der Ansatz in unterschiedlichen Kontexten anwenden lässt. 

Die Erfahrungen aus diesen Projekten bestätigen den Nutzen in der Praxis. Prozessinformationen lassen sich zügig aufbereiten. Ergebnisse liegen früh in einer Form vor, mit der sich weiterarbeiten lässt. Genau das ist besonders dann relevant, wenn Prozessaufnahme mehr leisten soll als Dokumentation. Nämlich einen sinnvollen Ausgangspunkt für Optimierung, Digitalisierung oder organisatorische Veränderung. 

Für wen das Angebot geeignet ist

Das Angebot ist besonders relevant für:

• Prozessmanagerinnen und Prozessmanager, die Abläufe strukturiert aufnehmen und weiterentwickeln wollen
• Fach- und Führungsverantwortliche, die mehr Klarheit über bestehende Prozesse brauchen
• Organisationen, die Soll-Prozesse gemeinsam mit den beteiligten Bereichen erarbeiten möchten
• Unternehmen, die ihre Prozessaufnahme und Prozessdokumentation effizienter gestalten wollen
• Teams, die den Einsatz von KI im Prozessmanagement in einem konkreten Anwendungsfall prüfen möchten

Ihr nächster Schritt

Sie möchten einschätzen, ob KI-unterstützte Prozessaufnahme und -optimierung zu Ihrer Situation passt?

Sprechen Sie mit uns über Ihren Anwendungsfall. Gemeinsam klären wir, wie sich Ihr Prozess strukturiert aufnehmen, auswerten und weiterentwickeln lässt.